location
modalités et conditions
VanLife Campers | Dernière mise à jour : 18 septembre 2025
DÉPÔT DE GARANTIE
DURÉE DE LOCATION
- Un dépôt de garantie de 2 500 $ sera retenu lors de la signature du contrat (jour du départ) et remboursé sur votre carte 24 à 48 heures ouvrables après le retour du véhicule en bon état.
- Nous n’acceptons pas les cartes de débit ni les cartes prépayées.
- Le dépôt de garantie est nécessaire pour couvrir la franchise en cas d’incident, de négligence du(des) conducteur(s), et/ou des coûts supplémentaires éventuels tels que la détérioration importante du matériel et de l’état du véhicule, le kilométrage additionnel non inclus, les amendes, la casse ou la perte d’accessoires ainsi que tout autre dommage causé au véhicule.
- Le dépôt de garantie pour tous les clients impliqués dans un accident sera retenu (selon les montants maximum indiqués en annexe) pour un minimum de 90 jours ou jusqu’au règlement du sinistre.
- Un dépôt de garantie minimum de 5 000 $ sera retenu pour toutes les locations d’entreprise ou pour des événements. Veuillez contacter un membre de l’équipe VanLife Campers pour plus d’informations à ce sujet.
- Tous les conducteurs doivent avoir au moins 25 ans au moment de la location de l’un de nos véhicules.
- Votre location couvre l’assurance pour un seul conducteur. Si vous souhaitez ajouter un ou plusieurs conducteurs, un frais de 10 $/jour (ouverture de dossier) sera appliqué pour chaque conducteur supplémentaire pour la durée totale de la location. Notez toutefois qu’il est possible de combiner : conducteurs supplémentaires et kilométrage additionnel. Voir tous nos détails tarifaires ici.
- Le conducteur doit posséder un permis de conduire valide pour toute la durée de la location.
- Le(s) permis doivent être présentés à l’employé de VanLife Campers le jour du départ avant de prendre possession du véhicule.
- Pour les clients internationaux, nous recommandons d’obtenir un permis de conduire international.
- Seuls les clients inscrits sur le contrat et couverts par l’assurance seront autorisés à conduire le véhicule loué.
- Le paiement complet par carte de crédit est exigé lors de la réservation initiale.
- Tous les paiements sont en dollars canadiens.
- Tous les prix indiqués sont en dollars canadiens.
- En raison des fluctuations du taux de change, de légers écarts peuvent être observés entre les montants initialement facturés et le montant remboursé. VanLife Campers ne peut être tenu responsable des fluctuations du taux de change.
- Les remboursements par carte de crédit peuvent prendre jusqu’à 15 jours ouvrables, selon votre institution financière. En cas d’accident, les remboursements peuvent prendre jusqu’à 90 jours ouvrables.
- VanLife Campers se réserve le droit de modifier votre heure de départ si nécessaire. Dans ce cas, nous contacterons les clients concernés par téléphone ou par courriel quelques jours avant la date de départ pour les informer de la nouvelle heure attribuée.
- Assurez-vous de respecter l’heure de départ sélectionnée lors de votre réservation ou l’heure attribuée par notre équipe.
- Si vous devez modifier votre heure de départ, vous devez contacter VanLife Campers au moins 24 heures avant le départ.
- Il peut y avoir un temps d’attente au départ. L’équipe VanLife Campers s’efforcera de respecter le calendrier établi, mais en cas de retard causé par des situations indépendantes de notre volonté (ex. : un client absent à l’heure prévue), l’équipe fonctionnera selon le principe du premier arrivé, premier servi. Note : aucun départ avant 9 h pour des raisons logistiques.
- Veuillez noter que la signature des documents et la remise des instructions de location prendront environ 30 minutes. Assurez-vous d’avoir visionné notre vidéo explicative avant votre arrivée pour simplifier et accélérer le processus.
- Particuliers : Une pré-autorisation de 2 500 $ sur une carte de crédit est requise au départ.*
- Entreprises : Une pré-autorisation de 5 000 $ sur une carte de crédit est requise au départ.*
*Pour une réservation de plus de 30 jours, la pré-autorisation sera renouvelée au 30ᵉ jour de location et pour toute période de 30 jours suivante. Une photocopie de votre carte de crédit sera également prise lors de la prise de possession du véhicule pour procéder au renouvellement et sera détruite 48 heures ouvrables après le retour.
DURÉE DE LOCATION
- La durée minimale de location est de quatre jours en basse saison (du 15 octobre au 15 juin) et de 7 jours en haute saison (du 16 juin au 14 octobre). (Le forfait Ski In Ski Out, offert en hiver, constitue la seule exception.)
- Il n’y a pas de durée maximale de location. Cependant, vous devez nous contacter pour toute réservation de plus de 120 jours.
- Pour garantir le bon déroulement des locations, les retours doivent se faire à l’heure prévue : entre 9 h et 15 h.
- Planifiez votre horaire en tenant compte de la circulation, des intempéries, des arrêts, etc. Une pénalité de 150 $/heure, soit 2,50 $/minute, sera appliquée pour tout retour tardif.
- Pour les retours après 17 h, un montant équivalent à une journée de location sera facturé.
- Si le véhicule est rendu après la date prévue au contrat, un supplément équivalent à la valeur d’une journée complète de location sera facturé par jour de retard, en plus d’une pénalité de 500 $ par jour.
- Les retours anticipés ne donnent pas droit à un remboursement.
- Le dernier jour de location est facturé au plein tarif, quel que soit l’heure de retour du van. Cette règle permet notamment de couvrir les coûts de nettoyage.
- Objets perdus : VanLife Campers n’est pas responsable des objets oubliés dans les vans de location. Cependant, nous ferons tout notre possible pour les restituer à leur propriétaire. Les objets trouvés sont conservés un mois. Le client devra venir les récupérer à nos bureaux.
- Nos vans sont équipés pour l’hiver : pneus d’hiver, balais à neige, grattoir, pelle, chaînes métalliques, câble de remorquage.
- Bien que notre flotte soit équipée de pneus d’hiver, nous demandons de faire preuve de jugement avant de s’aventurer dans les parcs, sur les routes secondaires et autres zones à risque.
- Pour éviter tout dommage au van et à son équipement en hiver, nous demandons de laisser le chauffage allumé en permanence à une température minimale de 15 °C. * Les clients qui ne respectent pas cette instruction pourraient causer des dommages importants au van et devront payer les réparations.
- Le conduit d’évacuation du chauffage est situé près de la roue arrière (côté conducteur). Il est important de le garder dégagé de la neige pour éviter l’émission de gaz dans le van. Tous nos vans sont équipés de détecteurs de monoxyde de carbone.
- Nous recommandons de dégager régulièrement la neige des panneaux solaires afin qu’ils continuent de recharger les batteries.
- Nous nous réservons le droit de surclasser ou d’attribuer un véhicule similaire ou d’une catégorie supérieure à votre réservation. Aucun remboursement ne sera effectué si un véhicule similaire vous est attribué.
- Nous proposons trois forfaits d’assurance pour répondre à vos besoins. Cliquez ici pour choisir le plan idéal pour votre réservation.
- Une assurance de base est incluse avec votre réservation. Nous ne créditons pas l’assurance de base même si vous avez une assurance externe.
- Tous les équipements loués (porte-vélos, BBQ, etc.), l’habitacle arrière (ventilateur de toit, frigo, portes d’armoire, etc.) et les accessoires extérieurs (pneus*, pare-brise*, panneau solaire, rétroviseur, moteur, etc.) ne sont pas couverts par l’assurance. Si ces éléments sont cassés ou manquants à votre retour, vous devrez payer tous les frais au prix de liste associé. Faites attention ! * L’assurance pneus et pare-brise peut être ajoutée avec notre assurance optimisée ou améliorée, disponible en option.
- Notre équipe peut découvrir des dommages sur un véhicule loué ou ses accessoires même après l’inspection du retour. Nous recommandons fortement de filmer le van (intérieur et extérieur) avant le départ et au retour.
- Annulations faites 30 jours ou plus avant le départ : pour toutes les réservations de 2 500 $ ou moins, des frais de 175 $ + taxes seront retenus. Pour les réservations de 2 501 $ ou plus, 7 % du montant total de la réservation (+ taxes) seront retenus.
- Frais de 50 % du montant total : pour les annulations faites 30 jours ou moins avant le départ.
- Aucun remboursement : pour les annulations faites 7 jours ou moins avant le départ.
- Toutes les demandes d’annulation ou de modification doivent être faites par écrit à info@vanlifecampers.com
- Le client sera facturé de 15 % du montant total de la réservation pour toute modification de date effectuée 30 jours ou moins avant le départ. * Les changements ou reports de dernière minute entraînent souvent l’inutilisation du van pendant plusieurs jours (durée de la réservation initiale), pénalisant d’autres clients. Nous essayons donc de minimiser ce type de modification.
- Aucune modification de date n’est possible 7 jours ou moins avant le départ.
- Aucun remboursement : pour les annulations faites 7 jours ou moins avant le départ.
- Toutes les demandes d’annulation ou de modification doivent être faites par écrit à info@vanlifecampers.com
- GAGNANTS DE CONCOURS : Les gagnants de concours ne pourront pas modifier leur réservation après avoir choisi leurs dates. Choisissez vos dates avec soin ! Pour toute annulation, merci de nous informer au moins sept jours avant le départ prévu.
- Les chiens sont les bienvenus !
- Un supplément de 150 $ sera facturé pour la durée de la location pour le nettoyage et les protections fournies (les chiens laissent des traces !).
- Le coût des réparations sera déduit du dépôt de garantie pour tout dommage (banc mâché, meubles ou plancher rayés, etc.).
- Maximum deux chiens par véhicule.
- Ne laissez jamais votre animal seul dans le véhicule avec les fenêtres fermées.
- La location inclut le matériel nécessaire à la préparation et à la cuisson des repas.
- Tous les accessoires perdus ou cassés durant la location seront facturés au prix de liste complet.
- Les porte-vélos (en option) seront installés par notre équipe avant votre départ.
- La manipulation et l’installation de vos équipements personnels sont à votre charge pendant toute la durée de la location.
- Faites attention à ne pas confondre les équipements VanLife Campers avec vos affaires en vidant le van au retour. Certains clients peuvent repartir avec notre matériel par erreur. Dans ce cas, il sera facturé au prix de liste.
- Pour la liste complète des accessoires inclus, cliquez ici.
- Pour la liste complète des accessoires de loisirs et confort disponibles sur demande : cliquez ici.
- Il est strictement interdit de fumer dans le véhicule.
- Un montant de 250 $ sera facturé pour le nettoyage si cette consigne n’est pas respectée.
- Chaque véhicule sera inspecté par le client et un employé de VanLife Campers.
- Nettoyage - Les clients doivent rendre les véhicules dans un état similaire à celui de la prise en charge, c’est-à-dire propre et rangé, y compris les accessoires utilisés et les toilettes. À défaut, des frais de nettoyage supplémentaires seront appliqués.
- Dommages aux pneus - VanLife Campers remplace régulièrement ses pneus. Tout dommage nouveau constaté est à la charge du client, sauf si vous avez souscrit l’assurance optimisée ou améliorée.
- Dommages au pare-brise - tout dommage nouveau constaté est à la charge du client, sauf si vous avez souscrit l’assurance optimisée.
- Accident et/ou casse majeure causés par négligence du client - Tout accident ou casse majeure constaté ou déclaré par le client avant ou au retour est à la charge du client. Les coûts de réparation seront communiqués et facturés après inspection.
- Voyages de plus de 5 000 km. - Nos véhicules sont loués en parfait état et régulièrement inspectés. Pendant une location longue durée, il est de votre responsabilité de veiller à l’entretien. Un employé de VanLife Campers vous indiquera le kilométrage prévu pour chaque entretien. Les services ont lieu tous les 10 000 km et comprennent changement d’huile et filtres. Conservez les factures pour remboursement au retour.
- Votre réservation inclut 200 km par jour de location (ex. : 4 jours = 800 km). Cliquez ici pour nos forfaits kilométriques.
- Les forfaits kilométriques ne sont pas remboursables au retour.
- Si vous dépassez le kilométrage inclus sans forfait, il sera facturé 0,50 $/km. Aucun forfait ne pourra être ajouté au retour.
- Le nombre de passagers ne doit pas dépasser celui des ceintures de sécurité présentes dans le van.
- Les ceintures doivent être attachées à tout moment lorsque le véhicule est en marche.
- En cas de perte de clé, 450 $ seront déduits de votre dépôt.
- Tous les conducteurs doivent respecter le code de la route.
- Le client est responsable du paiement de toutes les amendes reçues pendant la location.
- Pour toute amende non payée, nous facturerons le client, plus 25 $ de frais administratifs.
- En cas d’accident, responsable ou non, contactez-nous dès que possible. Pour un accident non responsable (0 %), un véhicule de remplacement sera fourni par notre assurance sous 24 h. Dans tous les cas, vous devrez payer la location du véhicule de remplacement et attendre le rapport de l’assureur avant compensation.
- Si le véhicule est hors service ou en perte totale, nous ferons de notre mieux pour vous aider à poursuivre votre voyage ou à rentrer chez vous. Aucun remboursement pour jours de location perdus.
- Respectez les limitations de vitesse.
- Les contraventions non payées seront facturées à votre carte, plus 25 $ de frais administratifs.
- Vous devez payer les péages. Sinon, nous facturerons les montants à votre carte, plus 25 $ de frais administratifs.
- Tout remorquage est à la charge du client. Respectez le code de la route à tout moment.
- La plupart des véhicules sont fournis avec le réservoir plein et doivent être rendus avec le même niveau. Si cette condition n’est pas respectée, 50 $ seront facturés en plus du coût d’un plein.
- Une station-service se trouve à proximité de nos bureaux.
- Frontière Canada/USA - Si votre location dépasse 21 jours aux USA, vous devez le déclarer pour adapter notre assurance. Non-déclaration = non-couverture.
- Circulation permise sur routes publiques au Canada et aux USA.
- Pas de conduite hors route. Les accidents hors règles = non-couverture assurance.
- Strictement interdit de :
- Passer la frontière vers le Mexique.
- Rouler sur chemins/gravier.
- Routes interdites :
- Denali Highway, Alaska
- McCarthy Road, entre Chitina et McCarthy, Alaska
- North Canol Highway, Yukon
- Dalton Highway (nord de Livingood)
- Taylor Highway (Hwy#5) nord d’Eagle, jonction Top of the World Hwy, Tractor Trail et Taylor Hwy (Hwy#5) ouest de Chicken
- *Taylor Highway vers Chicken, Alaska
- En cas d’accident, pensez d’abord à votre sécurité.
- Accident grave : appeler le 911.
- Assistance routière urgente : 1-800-363-4869.
- Un constat d’accident est disponible dans la boîte à gants.
- Après l’urgence, contactez-nous immédiatement au 514-903-1995. Nous vous assisterons pour la suite.
- Des frais de 25 $ seront appliqués.
